Navadili smo se, da svoje dokumente in ostale datoteke shranjujemo v oblaku, kjer je "neomejeno prostora" in se podatki hranijo "za vedno". Nič drugače ni v Microsoft 365, kjer lahko v SharePoint Online dostopate do dokumentov projektov, za katere ste že pozabili, da ste pri njih sodelovali ali do prvih sporočil, ki ste jih poslali preko Exchange Online. Na predavanju bomo preleteli, kako lahko s podatki upravljamo v Microsoft 365. Začeli bomo z razvrščanjem ("data classification"), kjer se lahko zanesemo na predpripravljene vrste občutljivih podatkov ("sensitive info types"), pripravimo ali pa natreniramo svoje klasifikatorje ("trainable classifiers"), da bodo znali izluščiti datoteke, ki vsebujejo bolj pomembne, zaupne ali kako drugače posebne podatke. Le te bomo opremili z občutljivimi etiketami ("sensitivity labels"), najraje samodejno, čeprav lahko to prepustimo tudi uporabnikom. Občutljive etikete lahko jasno označijo občutljive datoteke in/ali jih tudi šifrirajo. Zaščita pred neželenim deljenjem ("data loss prevention") poskrbi, da do "občutljive vsebine", kakorkoli jo že definiramo, ne more dostopati vsakdo. Omejitve lahko veljajo za vse ali le za zunanje uporabnike; uporabnike lahko tudi le opozarjamo in jim prepustimo dokončno odločitev glede deljenja. Zadrževalne etikete ("retention labels") poskrbijo, da se označene datoteke hranijo predpisan čas in so dosegljive tudi v primeru brisanja. Še več, če datoteko označijo kot zapis ("record"), vsebine datoteke sploh ne moremo spremeniti. Po predpisanem času lahko datoteke ostanejo, se samodejno in dokončno pobrišejo ali jih dobimo v pregled ("disposition review"). Microsoft 365 ima bogate možnosti glede upravljanje podatkov. Na predavanju si bomo ogledali osnove, ki naj bi jih poznal vsak skrbnik Microsoft 365.