Družba PJM je dolgo želela zamenjati svojo staro rešitev Navision z novim in sodobnejšim ERP sistemom, ki bi jim zagotovil boljši vpogled v upravljanje proizvodnih tokov v podjetju.

Rešitev za družbo PJM temelji na našem lastnem 9A modulu za upravljanje projektov, ki je dodatni modul za Microsoft Business Central, ter drugih rešitvah za upravljanje zalog in registracijo delovnega časa.

V začetku decembra 2021 je nova rešitev zaživela in ob tej priložnosti smo se pogovarjali z Mortenom Uldalom Dammom, ki je bil pri 9altitudes zadolžen za vodenje projekta.

 

Morten Uldal Damm je diplomiral iz logistike in upravljanja dobavnih verig ter je zadnja štiri leta zaposlen v podjetju 9altitudes. S projektom se je srečal v času, ko so svetovalci podjetja 9altitudes v sodelovanju z družbo PJM dokončali specifikacijo zahtev za nov sistem.

Cilj je večja preglednost

Eden od glavnih ciljev nove rešitve je bil zagotoviti večjo preglednost v delu, ki je vezan na lastno ceno strojev, ki jih načrtuje in proizvaja PJM.

Za dosego cilja je bilo potrebno ustrezno dokumentiranje s strani nabave in skladišča ter boljša orodja za evidentiranje poti vsake komponente.

Faze projekta

Takšen projekt se vedno začne z opredelitvijo obsega bodoče rešitve. Natančno se pregledajo vsi procesi v podjetju - od mehanske zasnove do montaže, pa vse do izdaje računa za dokončan stroj. Celoten obseg se nato razdeli na manjše enote - na primer, kateri oddelki podjetja morajo biti vključeni in v kakšnem vrstnem redu.

"Po naši projektni metodologiji te faze imenujemo sprinti," pravi Morten Uldall Dam. "Da bi bil potek projekta lažje razumljiv, z udeleženci projekta organiziramo vrsto delavnic, ki se končajo s testiranjem toka informacij v celotni organizaciji. Tako se lahko prepričamo, da celotna infrastruktura tudi v resnici deluje. Ko je testiranje zaključeno, običajno sledi krajše obdobje, ko imamo čas za usposabljanje super-uporabnikov, preden ti začnejo sistem uporabljati."

Super-uporabniki kot ambasadorji projekta

Super-uporabniki so udeleženci projekta, ki zastopajo svoje področje in prispevajo poglobljeno znanje o procesih v podjetju. Izbrali smo jih v eni izmed najzgodnejših faz projekta. Njihova naloga je, da sodelujejo na delavnicah in prevzamejo odgovornost za rešitev – poleg tega pa delujejo tudi kot ambasadorji projekta.

"Pogosto naletimo na procese, ki jih je potrebno spremeniti, saj lahko le tako dosežemo zastavljene cilje. Cilji so lahko boljša registracija delovnega časa, boljše upravljanje zalog ali kaj tretjega. Na primer, prej so lahko zaposleni v skladišču preprosto pobrali izdelke s polic, zdaj pa morajo uporabiti čitalnik črtne kode, ki vodji projekta in naročniku omogoča, da sledita vsakemu posameznemu izdelku in lahko bolje upravljata z zalogami. Sprememba seveda dodatno obremenjuje skladiščnike, vloga super-uporabnikov pa je, da poiščejo srednjo pot, kjer novost postane sprejemljiva tudi za končne uporabnike." pravi Morten Ulldam Dam.

Intenziven proces in zamuda pri implementaciji

Novi ERP sistem bi moral začeti delovati oktobra 2021, vendar je prišlo do zamude:

"Pri zagonu sistema je prišlo do manjše zamude, saj je bilo poleg projekta treba poskrbeti tudi za redno delo," pravi Morten Uldall.

"Ko udari realnost vsakdanjega življenja in pride do velikih zaostankov pri naročilih je treba upoštevati nekatere človeške vidike. Vodstvo družbe PJM je ocenilo, da sta pravočasen zaključek projekta in velik obseg naročil nezdružljiva. To je bil tudi glavni razlog, da so se odločili in preložili zagon."

"Zdaj sistem deluje in uporabniki se soočajo z različnimi situacijami, ki jih niso pričakovali. Vedno bodo obstajale tudi situacije, ko bodo uporabniki rekli: "Običajno delamo tako, zdaj pa ne vem, kako naj to naredim.” ali pa: ”Potrebujem preveč klikov, da pridem do sem. Kaj lahko storite glede tega?”. Vendar je tudi to del procesa. Šele, ko uporabniki začnejo resnično uporabljati sistem in se vanj vživijo, začnejo postavljati tudi prava vprašanja.

Na poti že druga faza projekta

Ko novi sistem začne delovati, se pojavijo tudi nove želje in zamisli. Nekatere od njih je 9altitudes poskušal izpolniti že v okviru samega projekta, čeprav niso bile nujno vključene v prvotni obseg. Druge smo prestavili na seznam želja za drugo fazo projekta - na primer dodatne finančne module.

9altitudes ima v projekt vključenega stalnega operativnega svetovalca - strokovnjaka, ki lahko uvede nove funkcije in zagotovi delujoč, konstanten stik in sodelovanje v operativnih razmerah.

Trije nasveti za uspeh

Morten Uldall Damm ima več dobrih nasvetov, kako zagotoviti uspeh tako velikega projekta:

"Ne podcenjujte časa in sredstev, ki jih je treba nameniti takšnemu projektu. Vsakič, ko smo v PJM 9altitudes porabili eno uro, je morala projektna skupina pričakovati, da bo pred ali po tem porabila vsaj še 2 uri in pol. To je nekaj, kar pogosto opažamo - naše stranke podcenjujejo, koliko časa takšen projekt dejansko zahteva. Na srečo je podjetje PJM to razumelo že od prvega dne.

Drugič: poiščite izkušeno osebo, ki lahko postane notranji vodja projekta v podjetju, in ji dovolite, da se 100-odstotno osredotoči na projekt. Družba PJM je storila prav to. Včasih je to nehvaležna naloga, vendar je tudi edina prava - notranji vodja projekta poskrbi za spoštovanje dogovorov na obeh straneh.

Tretji dober nasvet pa je, da poiščete izkušene super-uporabnike, ki vam bodo pomagali izvajati sprinte za posamezna vsebinska področja. Pravi ljudje s poglobljenim znanjem so zagotovilo, da bo končna rešitev zares prava. In tako je bilo tudi v tem primeru - imamo izjemno rešitev, celoten projekt pa je potekal brez napak."