Znana sem po tem, da me vedno zanima širša slika in vsi mogoči pogledi na izbrano temo. Tudi tisti, nepopularni o katerih nihče ne govori na glas. Zato večkrat oklevam pri, drugim, enostavnih odločitvah in redko vidim stvari črno belo. Pa sem se tako pred časom poigravala z mislijo na digitalizacijo. V pogovorih in kontaktih s podjetji, znanci, prijatelji in strankami sem namreč zaznala zelo različne poglede na zgornje vprašanje.

Pa najprej nekaj razčistimo.

1. Tako kot ne spreminjamo organizacije ampak spreminjamo delovanje ljudi, tako tudi ne digitaliziramo podjetja ampak digitaliziramo procese oziroma še bolje, dele procesov.
2. Pojem digitalizacije se razteza od tega, da namesto na papir, številke vpisujemo v Excel do zelo kompleksnih avtomatizacij procesov ali analiz. 
3. Načini digitalizacije niso pravi in napačni. So tisti, ki delujejo in tisti, ki ne – vezano na posamezno situacijo.
4. Digitalizacija je v končni fazi vedno odvisna od ljudi in namenjena ljudem.

Pa če še enkrat preberemo 4. Točko. Ja, digitalizacija je odvisna od ljudi. Sigurno lahko v spomin prikličete kakšno preteklo zaposlitev, kjer je imelo podjetje uvedeno odlično digitalno orodje z nešteto možnostmi, ljudje pa so si podatke še vedno pošiljali po mailih. Razlogov za to je lahko malo morje, dejstvo pa je, da orodje ni opravljalo svojega namena. Hm… Ne, ni res! LJUDJE niso izkoriščali namena in vseh možnosti orodja.

Navadno v projektih digitalizacije PROCESOV, kar se vloženega truda in dela tiče, večinski delež ne predstavlja tehnična uvedba digitalne rešitve. Vendar večinski delež predstavljajo priprava ljudi na nov proces, izobraževanja, prepričevanja, ozaveščanja, razlaganja, povezovanja z namenom, odgovarjanja na vprašanja zaposlenih, iskanje in odpravljanje obvodov novim procesom in še številne druge aktivnosti, namenjene ljudem.

Zato se moramo pri vsaki digitalizaciji zavedati, da to ni IT projekt. To je projekt s poslovno vrednostjo, za ljudi in od ljudi. In zaradi tega se je potrebno tudi zavedati, da je vrednostni sistem ljudi in organizacije ključen dejavnik pri snovanju projektov digitalizacije.

Lahko si naslikamo primer. Maja in Anja delata v računovodstvu. Obe sta zelo odprti osebi, se dobro razumeta in jima medčloveški odnosi veliko pomenijo. Ne marata dela od doma, saj se radi družita s sodelavci. Trenutni proces, v katerega sta vključeni zahteva, da Maja Anji vsak teden pošlje mail s tabelo podatkov, nato se sprehodi do njene pisarne in podatke še enkrat skupaj preverita preden jih vneseta v sistem. Opisan del procesa jima vzame: Maji uro in pol časa in Anji eno uro.

Nato podjetje uvede enega od ERP sistemov. Njun proces se spremeni. Maja že dobi pripravljene podatke v sistemu, jih preveri in potrdi. Anja prejme avtomatsko obvestilo, da so podatki potrjeni in le še preveri nekaj ključnih postavk ter jih še ona potrdi. Podatki gredo avtomatsko naprej v obdelavo. Opisan del procesa vzame Maji uro časa in Anji pol ure časa.

Super, podjetje je prihranilo 1 uro na teden! Pa so jo res?

Kaj se bo ob taki spremembi procesa zgodilo? Ker sta Maja in Anja v starem procesu svoje skupno delo izkoristile tudi za druženje in snovanje novih idej, jima v novem procesu tega primanjkuje. To lahko začneta nadomeščati s pogostejšimi odhodi na kavo ali pa si proces prilagodita tako, da ga če vedno opravljata skupaj in ne sprejmeta uvedene spremembe. Dodatni odhodi na kavo jima vzamejo vsaki dodatno uro na teden. Torej njun nov proces v resnici traja tri ure in pol. Eno uro več, kot stari proces.

Kaj se še lahko zgodi:

• Njun odnos se lahko zaradi odtujenosti skrha – posledično ne sodelujeta več tako dobro.
• Proces snovanja idej in optimizacij je, zaradi pomanjkanja skupnega časa, moten.
• Kontrola podatkov je slabša, saj jima opravilo ni več zanimivo.
• Ta naloga jima postane odveč.
• Zaradi neposrednega posega v nekaj v čemer sta prej uživali se upreta celotni digitalizaciji.
• Postaneta nezavzeti.
• Še marsikaj.

Pa bo mogoče kdo rekel: »Pa kaj, zaradi njiju podjetje ne more ostati v kameni dobi!«. Seveda ne! Napredek, uvedba tehnologij, optimizacija procesov in digitalizacija je nujna. Pomembno je le, da se vprašamo zakaj nekaj digitaliziramo, kaj bo imelo podjetje od tega in kaj ljudje? Kaj se bo za ljudi, tekom digitalizacije, spremenilo? Ali bo digitalizacija neposredno napadla njihove vrednote? Ali mogoče vrednote podjetja? Ali moramo v podjetju začeti živeti drugačne vrednote? Kako bodo nove vrednote podjetja vplivale na ljudi?

Ker veste, ko zmanjka vseh argumentov in ne vemo več kam, takrat se opremo na vrednote.

Če povzamem kratko rešitev zgornje dileme. Ob snovanju plana digitalizacije moramo ugotoviti kako se bodo ljudje v digitalnem okolju počutili. Kaj, od starega procesa, jim bo manjkalo in te stvari nadomestiti z nekimi drugimi aktivnostmi. Na primer, Majo in Anjo lahko posedemo bliže skupaj, da bosta še vedno imeli dober stik in bomo zadovoljili njuni vrednoti biti povezan, ki jo tako radi živita.

In na koncu koncev niti ni pomembno kaj je bilo prej. Potreba po digitalizaciji ali vsiljevanje digitalizacije. Pomemben je človek, ki bo nov digitalen proces izvajal. Ali ve zakaj bo do spremembe prišlo? Ali bo njegovo delo dolgoročno lažje? Ali bo njegovi notranji motivaciji in vrednotam zadoščeno? Pravi ljudje, s pravimi informacijami in na pravih mestih so namreč pogosto odločilni dejavnik med uspešno in neuspešno digitalizacijo.

Avtorica: Tjaša Tomšič