Začetek prenove in potek projektov digitalizacije

Pri Weilerju so leta 2018 z našo pomočjo začeli s postopnim uvajanjem novosti – procesom, ki traja še danes in bo potekal tudi v prihodnosti. Avtomatizirati so želeli veliko različnih postopkov, ki so jih prej vodili ročno. Posledično je bilo delo zamudno, informacije pa niso bile dostopne vsem deležnikom.

Prvi korak na poti je predstavljala prenova zastarelega intraneta. Stranka se je projekta lotila zelo resno, saj je v okviru posebne projektne skupine sprva določila vse potrebne smernice za pripravo intranetnega portala v okolju SharePoint, šele nato pa kontaktirala nas. Skupno besedo smo našli hitro in se zavzeto lotili dela, nato pa se zatekli še k drugim Microsoftovim orodjem za osebno produktivnost in poslovno analitiko.

O obsegu projektov, ki so že zaključeni ali pa še v teku, je spregovoril Jure Gorjup, direktor IT-ja v podjetju Weiler: “S Skupino stroka.si že več let odlično sodelujemo pri razvoju intranetne strani v okolju SharePoint Online. V sklopu slednje smo digitalizirali več manjših procesov podjetja, kot so aplikacija za upravljanje z gosti eVratar, CRM sistem in različni delovni tokovi (npr. potrjevanje sklepov direktorja, zahteve za storitve …). Z izvajalci prav tako pripravljamo zahtevna poročila v orodju Power BI, ki podjetju olajša rudarjenje po podatkih in pomaga pri sprejemanju odločitev. Ob tem se je predstavilo in kasneje implementiralo še rešitvi Power Automate za avtomatizacijo procesov in Power Apps za razvoj preprostih aplikacij. Vsa našteta orodja skupaj tvorijo veliko platformo Microsoft Power Platform.”

Kako Microsoftova orodja izkoriščajo v podjetju Weiler?

SharePoint

Nemalokrat se zgodi, da za pridobitev želenih podatkov porabimo preveč časa ali pa moramo pri tem vključiti veliko število ljudi. Da si poenostavimo delo, je tukaj SharePoint. Njegova osnovna naloga je prav vsakemu zaposlenemu omogočiti hiter dostop do vseh ključnih informacij, ki jih potrebuje.

V podjetju Weiler je SharePoint ključnega pomena, saj igra vlogo stične točke med različnimi sistemi. Uporablja se kot intranetni portal, na katerem so dostopne vse pomembne datoteke različnih vrst.  

Znotraj SharePointa je bil prav tako vzpostavljen sistem za upravljanje s strankami (CRM), v katerem je zajeta enotna baza strank s prodajnimi priložnostmi, ki jo je mogoče uporabiti tako s prodajnega kot marketinškega vidika. Čeprav nekateri drugi profesionalni (in dražji) CRM sistemi ponujajo nekoliko več funkcionalnosti, pa potrebam podjetja SharePointov CRM povsem zadošča. 

Microsoft Power Platform

Microsoft Power Platform je družina aplikacij Power BI, Power Apps in Power Automate, ki opravljajo različne vloge, a med seboj odlično sodelujejo. Edinstvene so predvsem zato, ker se jih lahko namesti hitro in z malo ali celo brez kodiranja, obenem pa jih je mogoče enostavno priključiti na že obstoječe podatkovne vire (lokalno ali v oblaku).

Power BI

Power BI, ki je že vrsto let platforma za poslovno analitiko št. 1, ponuja interaktivne vizualizacije z vključevanjem poslovne inteligence. Nanj se zanaša vse več podjetij različnih velikosti.

Pri Weilerju ga uporabljajo na različnih področjih, med katera sodijo prodaja, spremljanje proizvodnje, operativno upravljanje, upravljanje s človeškimi viri in tako naprej. Power BI, ki je priključen na različne vire podatkov, je v uporabi vsakodnevno. Z njim si delo olajšajo zlasti vodje posameznih oddelkov, ki na podlagi analitike sprejemajo pomembne odločitve.

Power Apps

Rešitev Power Apps je namenjena razvoju preprostih aplikacij, ki jih je mogoče snovati tudi brez programerskega znanja. Od uporabnika namreč zahteva, da v urejevalniku, ki nekoliko spominja na Microsoftov PowerPoint, ustvari aplikacijo, s katero je mogoče rešiti marsikateri izziv.

Weiler Power Apps izkorišča za izdelavo različnih aplikacij za interno klimo in aplikacije za sprejemanje gostov (eVratar), ki je še posebej zanimiva – uporabljajo jo tudi v poslovni enoti skupine Weiler v ZDA. Od vratarja zahteva, da ob prihodu obiskovalca preko tablice izpolni elektronski obrazec, tiskalnik pa nato natisne nalepko s QR-kodo in prijavno številko. Obiskovalec prevzame nalepko ter jo vratarju vrne ob odhodu, ta pa jo skenira in opravi odjavo. V preteklosti je proces sicer potekal tako, da je vratar na listek zapisal podatke o prihodu, ga izročil obiskovalcu, slednji pa je moral listek vrniti ob odhodu.

Power Automate

S tako imenovanimi »flowi« v aplikaciji Power Automate, namenjeni avtomatizaciji procesov, v podjetju upravljajo veliko različnih postopkov. Te so prej vodili ročno, sedaj pa jih samodejno usmerjajo preko Outlooka in Teamsov.

Med nalogami, ki jih izvajajo na ta način, so denimo potrjevanje sklepov direktorja, odobravanje zahtevkov glede porabe sredstev s poslovne bančne kartice, vnos in potrjevanje potnih nalogov ter potrjevanje investicij.

Kako torej tak sistem deluje v praksi? V verigi, v kateri mora vsak člen potrditi določeno zahtevo, avtomatizem po elektronski pošti zaposlenega obvesti, da mora obdelati zahtevo. Ko opravi svoje delo, zahteva potuje do njegovega nadrejenega in tako naprej. Zgodba se kot ponavadi zaključi na SharePointu, kjer se seznami zahtev shranjujejo in posodabljajo.

Outlook in Teams

Čeprav ju tokrat ne izpostavljamo v veliki meri, pa je njuna vloga v celotnem krogu še kako pomembna. Za večino že dobro poznani orodji Outlook in Teams vseskozi skrbita, da komunikacija poteka gladko.

Postopno vpeljevanje novosti po meri zaposlenih  

Za izobraževanja v podjetju Weiler praviloma poskrbijo sami, po potrebi pa jim na pomoč priskočimo mi. Zavzemajo se predvsem za postopno uvajanje sprememb, kar omogoča, da se ljudje ne rabijo naučiti veliko različnih stvari naenkrat, pač pa sčasoma prevzemajo nove tehnologije. Sploh pri tistih zaposlenih, ki moderne tehnologije niso tako zelo vešči, je to izjemnega pomena.

Vzajemno zadovoljstvo za uspešno prihodnost

Veseli nas, da so pri Weilerju z našim delom zelo zadovoljni, pri čemer izpostavljajo zlasti odzivnost in hitro ukrepanje s strani naših strokovnjakov. Vsekakor gre poudariti, da je tudi nam sodelovanje s stranko, ki je kompetentna, hkrati pa točno ve, kaj želi, v velik užitek.

Še več uspešnih primerov iz prakse ter informacij o rešitvah in storitvah Skupine stroka.si najdete na spletni strani  www.stroka.si.