»Želeli smo olajšati delo inšpektorjem in jim ponuditi enostavno mobilno aplikacijo za lažje in hitrejše vpisovanje podatkov na samem kraju nadzora, s čimer je odpadlo dodatno poročanje o opravljenih nadzorih in ugotovitvah, in to kar prek orodja Teams.«

Jadranko Grlić, glavni inšpektor, Inšpektorat RS za delo

O organizaciji

Inšpektorat RS za delo (IRSD) opravlja inšpekcijski nadzor na treh področjih, in sicer na področju delovnih razmerij, na področju varnosti in zdravja pri delu ter na področju socialnega varstva. V IRSD je zaposlenih 119 uslužbencev, od tega 90 inšpektorjev.

Zaradi epidemije koronavirusne bolezni je Vlada RS sprejela številne odloke, namenjene zajezitvi in obvladovanju te bolezni. Med drugim je tudi IRSD dodelila nove pristojnosti in naloge pri opravljanju inšpekcijskih nadzorov. Tako je IRSD prevzel dodatno vlogo nadzora po Zakonu o nalezljivih boleznih (ZNB), kar vključuje tudi nadzor glede uporabe zaščitne opreme, upoštevanja varnostne razdalje ter drugih aktualnih zahtev in priporočil za preprečevanje širjenja koronavirusne bolezni.

Izziv

Inšpektorat RS za delo (IRSD) je v sklopu ukrepov za zajezitev epidemije dobil dodatna pooblastila za nadzor nad izvajanjem Zakona o nalezljivih boleznih (ZNB) in na njegovi podlagi sprejetih odlokov Vlade RS. Inšpektorjem to prinaša dodatne naloge, poleg rednega opravljanja inšpekcijskih nadzorov s področja delovnopravno zakonodaje in predpisov s področja varnosti in zdravja pri delu ter s področja socialnega varstva. Povečan obseg dela je zahteval razmislek o bolj učinkovitem načinu dela, s pomočjo digitalizacije procesa. 

Ko so inšpektorji prej na terenu izvajali nadzor, so svoje ugotovitve zapisovali na predpisani obrazec v papirnati obliki. Izpolnjen obrazec so nato prinesli v pisarno, kjer so ga administratorke skenirale in vnesle v informacijski sistem za vodenje dokumentarnega gradiva. Inšpektorji so morali svoje ugotovitve še ročno vpisati v posebno zbirno tabelo za poročanje o nadzorih glede izvajanja ZNB. Poročanje je predstavljalo poseben izziv, saj so vodje sprva zbirali podatke s strani inšpektorjev in jih posredovali naprej na sedež inšpektorata, kjer je bilo pripravljeno skupno zbirno poročilo, ki je bilo poslano naprej za nadaljnjo obravnavo. Poročila so se pripravljala tedensko za nazaj. Zato je IRSD iskal način, kako bi lahko ta proces poenostavili in predvsem digitalizirali, da bi bilo čim manj ročnega in podvojenega dela ter da bi bili podatki na voljo takoj.

Rešitev

Po novem inšpektor na terenu vnaša podatke neposredno z orodjem Teams v aplikacijo ZNB-IRSD, ki je izgrajena s pomočjo orodja Power Apps. V ozadju je z aplikacijo povezana baza poslovnih subjektov AJPES in z vpisom matične številke se inšpektorju samodejno prikažejo osnovni podatki poslovnega subjekta, pri katerem inšpektor opravlja nadzor. Inšpektor iz izbirnih polj ali spustnih seznamov v aplikaciji hitro vnese vse zahtevane podatke in s tem odda ugotovitve nadzora.

Ti podatki se centralno zbirajo v eni bazi podatkov, ki je osnova za nadaljnjo samodejno analitično obdelavo. Izgrajena so namreč pregledna poročila v obliki dashboardov v okolju Power BI, ki se samodejno osvežijo vsako noč. Tako imajo vodje in direktorji, pa tudi sami inšpektorji zase, vsak dan na voljo ažurne podatke za vse svoje inšpektorje ter jih lahko enostavno posredujejo v nadaljnjo obravnavo. Ocenjuje se izjemen prihranek na času.     

Koristi digitalizacije

Koristi digitalizacije procesa je veliko in za različne ciljne skupine. 

Za inšpektorje:

• ni jim več treba posebej izpolnjevati tabel o skupnem številu opravljenih nadzorov, ugotovitvah in morebitnih ukrepih:
• prihranjena so različna druga poročanja, saj je to izvedeno samodejno na podlagi podatkov, vnesenih v aplikacijo;
• pridobili so čas za opravljanje svojih osnovnih nalog in tako lahko opravijo več nadzorov.

Za IRSD:

• zvišalo se je število opravljenih nadzorov;
• podatki o opravljenih nadzorih nad izvajanjem ZNB so na voljo takoj in vodjem ni več treba ročno združevati podatkov, ampak se analitična poročila pripravijo samodejno;
• izboljšala se je točnost podatkov, saj se nekateri podatki, denimo o pravni osebi, zapišejo avtomatsko iz baze AJPES, poleg tega ima aplikacija vgrajene tudi kontrole pri posameznih vpisanih podatkih;
• možnost bolj poglobljenih poročil in povezovanj ter primerjave podatkov med seboj;
• znižal se je strošek za papir in tiskanje ter hrambo papirnatih dokumentov.

Zadovoljstvo stranke

»Z aplikacijo smo digitalizirali enega od svojih postopkov na področju inšpekcijskih nadzorov in s tem ustvarili podlago za nadaljnjo digitalizacijo v našem delovnem procesu ter možnosti za razširitev tega sistema tudi na druga področja našega dela. Ključna korist digitalizacije je manj administrativnega dela predvsem na strani inšpektorjev, manj papirnega poslovanja, takojšen vpogled v delo inšpektorjev (ko je inšpektor praktično še na terenu), z enim vnosom podatkov dobimo tako ugotovitve nadzora kot statistično poročilo (ni potrebe po dodatnem poročanju oziroma lastnem izvajanju statističnih analiz). Sodelovanje z B2 IT pri razvoju te aplikacije je bilo konstruktivno, strokovno, odzivno, potrpežljivo, skratka zelo dobro.«

Jadranko Grlić, glavni inšpektor, Inšpektorat RS za delo