Kot odgovor na situacijo, z B2 IT ekipo za Microsoft 365 pomagamo organizacijam čim bolje izkoriščati potenciale tehnologije, da so lahko poslovni uporabniki pri delu učinkovitejši in opremljeni s potrebno opremo za nemoteno delo. Tukaj v ospredje stopijo Microsoft 365 orodja, ki omogočajo mnogo rešitev in pohitritev delovnih procesov ter avtomatizacij.

Zakaj ravno Microsoft 365? Ker je celostna storitev v oblaku z več kot 20 različnimi orodji, ki lahko poslovnim uporabnikom pomagajo, da so pri delu učinkovitejši ter niso lokacijsko omejeni. Večja učinkovitost se lahko izraža kot poenostavljen – tudi mobilni – dostop do dokumentov, kot preprostejša in preglednejša komunikacija, kot boljša organiziranost lastnih aktivnosti in opravil skupine, kot izboljšano delo pri projektih, kot olajšano sodelovanje in komuniciranje znotraj ekip in še kako drugače.

Veliko uporabnikov Microsoft 365 (včasih Office 365) vidi zgolj kot nov programski paket Office, ki vsebuje Outlook, Word, Excel in druga klasična orodja, zdaj tudi Teams. V resnici pa gre za popolnoma nova orodja, za drugačno razmišljanje in delo. Eden izmed izzivov je poznavanje orodij, ki jih je zaradi svoje množičnosti težko raziskati ne da bi pri tem porabili veliko časa. Kar pa je najpogosteje opaziti na trgu, pa je, da podjetja ne razmišljajo, kako bi orodja, za katera plačujejo licence, čim bolj izkoristila. Podjetje kupi licence, zanje porabi kar veliko denarja, nato pa se uporablja zgolj 10 odstotkov možnosti paketa. ROI je v tem primeru zelo nizek.

Verjetno se tukaj sprašujete, zakaj bi moralo biti vsakemu podjetju v interesu poznati Microsoft 365 in ga učinkovito uporabljati? Microsoft 365 je koncept, ki nam lahko pomaga pri doseganju hitrejše izmenjave informacij, boljše komunikacije v skupinah, precej pozornosti pa namenja tudi skladnosti in varnosti podatkov. Orodja, ki jih v tem paketu dobimo, nam omogočajo tako rekoč popolno samostojnost pri digitalizaciji procesov, izdelavi spletnih obrazcev, združevanju skupin po projektih ali interesih in podobnem. Vsa ta opravila lahko uporabniki izvedejo sami, IT pa bo gotovo vesel centralizirane administracije orodij in s tem precej enostavnejšega in boljšega nadzora nad tem, kaj se na informacijskem področju v podjetju dogaja.

Prav je, da na tej točki napišem, kaj je prvi korak pri tovrstnih projektih. Prav bi bilo, da se začne pri menedžmentu. Seveda ob podpori internega IT. Menedžment pozna načine, ki lahko odločilno vplivajo na učinkovitost zaposlenih pri delu, IT pa mora zagotoviti ustrezno tehnologijo uporabnikom. Tu v B2 IT pogosto odigramo vlogo svetovalca in moderatorja, predstavimo konkretne primere uporabe orodij in njihove učinke na delovni proces. Nato se Microsoft 365 uvaja agilno, od ekipe do ekipe, od projekta do projekta. Izberejo se ključni uporabniki in konkretni primeri, kako bo izbrana ekipa spremenila koncept dela, katera orodja bo uporabljala, napišejo se interna pravila, izvedejo delavnice po meri, obvešča se o novostih, ob tem pa se spremlja uporaba. Ugotavljanje doseganja KPI in računanje ROI tako nista več težava.

Če navedem le en konkreten primer, ki je dandanes aktualen so to online sestanki ekip. Vsi se srečujemo online in že v živo je sledenje sestankom in priprava zapisnikov, dodeljevanje nalog, lahko prava nadloga. Preko Teamsa pa lahko vzporedno s sestankom že beležimo v Teamse pripet OneNote zapisnik, dodeljujemo opravila v Plannerju in hkrati preverjamo naloge, kako napredujejo. Seveda, da vse to učinkuje, pa je potrebno postaviti ohišje, pri čemer na pomoč priskočimo mi.

Naša vloga je, da spremljamo razvoj novih tehnologij, ki povečujejo produktivnost in mobilnost uporabnikov. Raziščemo možnosti uporabe teh tehnologij v realnem poslovnem svetu in te prakse nato prenašamo v podjetja. Veliko se ukvarjamo z menedžmentom: pomagamo pri sestavi metodologije in pravil pred uvedbo novih orodij, sodelujemo pri konkretnih projektih digitalizacije ključnih poslovnih procesov in izobražujemo uporabnike, kjer imamo res veliko izkušenj.

Vabim vas, da se mi pridružite na katerem izmed naših dveh predavanj na letošnji NT Remote konferenci. V kolikor vas zanima realnost vzpostavitve Teamsov in življenja z njimi, se mi pridružite na predavanju Vpeljati Teams je nekaj najlažjega. Živeti s Teams-i pa velik izziv.  Če pa se najdete med oboževalci Power orodji ali bi jih bolje spoznati pa vas vabim na predavanje Konkretni primeri uporabe Power platform rešitev v Sloveniji.

Avtor: Rok Godec, vodja projektov Microsoft 365 in predavatelj v podjetju B2 IT

PREDAVANJI NA NT REMOTE:

Vpeljati Teams je nekaj najlažjega. Živeti s Teams-i pa velik izziv

Orodje Teams nam omogoča izgraditi celosten ekosistem za komunikacijo, delo na skupnih dokumentih, planiranje dela, delegiranje nalog. In še več.

Izziv, ki ga bo predavanje naslovilo je, kako ta ekosistem postaviti na učinkovit način, postaviti metodologijo in pravila, da čez čas ne pride do kaosa pri njegovi uporabi.

Konkretni primeri uporabe Power platform rešitev v Sloveniji

Power Platforma z orodjema Power Apps in Power Automate znotraj Microsoft 365 je komaj zaživela, pa imamo tudi v Sloveniji že lepo število konkretnih primerov izrabe obeh orodij, ki prinašata podjetjem izjemne učinke (samostojnost pri digitalizaciji procesov, avtomatizacija procesov in povečanje kakovosti.

Na predavanju boste izvedeli:

• Kaj so konkretni primeri rešitev v slovenskem prostoru:
• priprava lastnih mobilnih aplikativnih rešitev
• varnost in skladnost
• poenostavljena analitika
• Kaj je stranke najbolj navdušilo pri končnih rešitvah in kaj pogrešajo?